Mevcut kayıtlarda kullanılan bitki koruma ürününün adı, uygulama zamanı ve dozu, uygulamanın yapıldığı alan ve ürün ile en azından uygulama gerekçesi bulunması gerekiyor. Bu kapsam, tarımsal üreticiler ile bitki koruma ürünlerini profesyonel olarak kullanan diğer kesimler için geçerli kayıt yükümlülüklerini koruyor.
2027’de yürürlüğe girmesi beklenen yeni elektronik düzende kayıtların makine tarafından okunabilir formatta tutulması öngörülüyor. Sistemde ürün ve izin numarası, tarih, doz, konum, alan ve ürün bilgilerinin yanı sıra gerekli durumlarda BBCH gelişme dönemi de yer alabilecek. Polonya makamlarının profesyonel kullanıcılara konum tanımlama yöntemleri ile EPPO kodları ve BBCH dönemlerine ilişkin adlandırmaları sağlaması bekleniyor.
Elektronik tarla kartı yaklaşımı, uygulama kayıtlarının tarlalar ve yapılan işlerle birlikte bitki koruma ürünleri kayıtları ve depo verileriyle ilişkilendirilmesini mümkün kılabilir. Böylece kullanılan ürünün stoktan düşülmesi ve maliyetinin ilgili tarımsal çalışmayla ilişkilendirilmesi amaçlanıyor. Kaynakta, bazı dijital sistemlerin belge ve tarla bilgilerini yapay zekâ desteğiyle okuyabildiği, ancak aktarılan verilerin kullanıcı tarafından doğrulanması gerektiği de belirtiliyor.
